Wareneingang

Definition Wareneingang

Jede Art von Waren die ein Unternehmen erhält. Sei dies durch Bestellung der Waren durch das Unternehmen oder durch Rücksendungen bereits verkaufter Waren an das Unternehmen. Die Warenannahme löst einen logistischen als auch buchhaltärischen Vorgang im Unternehmen aus und erhört den Warenbestand für geraume Zeit. Sobald die Ware im Unternehmen einlangt, muss sie auf Vollständigkeit und Fehlerfreiheit geprüft werden. Erst dann erfolgt die Warenübernahme ins Lager. Der Wareneingang stellt immer auch eine Kapitalbindung dar, da die angenommenen Waren zu diesem Zeitpunkt noch nicht verkauft bzw. weiterverarbeitet werden. Erst ab Verkauf oder Weiterverarbeitung wird dieses Kapital wieder flüssig. Es ist daher empfehlenswert, den Lagerstand so gering als möglich zu halten. Durch Optimierung des Platzbedarfs, der Durchlaufzeiten und der Mitarbeiterkapazität kann dies größtmöglich erreicht werden. Eine entsprechende Wareneingangskontrolle und Lagersoftware verbessern die Optimierung des Lagers.

Schritte des Wareneingang

Der Wareneingang setzt sich aus folgenden Grundschritten zusammen:

• Bestellung resp. Warenrücksendung
• Warenannahme inkl. Kontrolle des Frachtbriefes und Lieferscheins
• Wareneingangskontrolle und Warenübernahme
• Aufnahme in die Lagersoftware
• Wareneingangsbuchung
• Wareneinlagerung

Warenannahme

Die Kontrolle des Frachtbriefes und Lieferscheins hinsichtlich des Absenders und Empfängers stellt sicher, dass es sich um die richtige für das Unternehmen bestimmte Ware handelt.

Wareneingangskontrolle und Warenübernahme

Hier wird unter Einbezug des Lieferscheins geprüft ob die Ware äußerlich beschädigt ist, es zu Transportschäden gekommen ist und ob es sich um die richtige Stückzahl handelt. Etwaige Abweichungen müssen im Frachtbrief und den Warenbegleitpapieren vermerkt werden. Ein entsprechender Vermerk ist auch in elektronischer Form möglich.

Sperrlagerung und Freigabe

Bei einer Zollvorschrift kann die Ware in ein Zollsperrlager eingelagert werden. Erfüllt die Ware die Anforderungen an die Qualität, wird die Ware freigegeben.

Wareneingangsbuchung

Sobald die Qualität der Ware sichergestellt wurde, wird sie mithilfe einer Lagersoftware im Lager erfasst. Dies führt zur (kurzfristigen – bis zur Weiterverarbeitung oder Veräußerung der Ware) Bestandserhöhung, welche auch in der Buchhaltung ihren Niederschlag findet. Hier werden die vorausgehende Bestellung (oder bekanntgemachte Warenretoure) und der Lieferschein miteinander abgeglichen. Stimmt die Warenmenge nicht überein, so muss eine Korrektur in der Buchungsmenge vorgenommen werden.

Wareneinlagerung

Der Verlauf des Wareneingangs ist mit der Wareneinlagerung in die bestimmen Lagerorte beendet. Die Disposition sorgt für die Übersicht der Zugehörigkeit der Waren auf die einzelnen Aufträge. Eine gute Lagersoftware unterstützt die Arbeitsschritte, beginnend mit der Wareneinlagerung am richtigen Lagerort, deren Kontrolle und Gegenkontrolle der Einlagerungsmenge. Sollten am entsprechenden Lagerort noch Kapazitäten frei sein, so ist dies zu vermerken.

Warenabhängige Arbeitsschritte

Es ist immer auch von der Art der Ware abhängig, welche Arbeitsschritte im Zuge des Wareneingangs erforderlich sind. Zu vermerken ist jedoch, dass das Weglassen einzelner Schritte einen Einschnitt in der Qualitätssicherung der Ware darstellt. Das heißt, es sind Fehler möglich, die sogar das Endprodukt betreffen können. Mängel an der Ware oder eine fehlerhafte Disposition können dafür verantwortlich sein. Wird ein Mangel festgestellt, muss die Frist der Mängelrüge und Reklamation berücksichtigt werden, damit der Rechtsanspruch des Unternehmens, welches die Waren übernommen hat, nicht erlischt.

Abschließend ist zu sagen, dass die angemessene, platzsparende Warenverpackung als auch eine gute Warenlagersoftware, inkl. Verwendung von Barcodescannern die Wareneinlagerung optimiert.