Quittung: Bedeutung und Funktion
Das Ausstellen von klassischen Quittungen gehört immer noch zur bewährten Unternehmenspraxis, obwohl der Online-Zahlungsverkehr stetig wächst. Mit einer richtigen Vorlage ist das Ausfüllen einer Quittung sehr leicht und schnell. In dem Artikel erfahren Sie, wozu eine Quittung dient und wie genau sie richtig auszustellen ist.
- Eine Quittung, was ist das?
- Wann werden Quittungen gebraucht?
- Was sind die Pflichtangaben einer Quittung
- Wie unterscheidet sich eine Quittung von einer Rechnung?
- Quittung in der Buchhaltung
Eine Quittung, was ist das?
Eine Quittung dient als Empfangsbestätigung einer Zahlung für eine Leistung oder eine Lieferung bzw. sie bestätigt die Zahlung für eine Leistung oder den Erhalt einer Lieferung. Der Kunde kann vom Unternehmen eine Quittung verlangen, somit hat er einen Zahlungsnachweis. Verwechseln Sie aber nicht Quittungen mit Kassenbons, die letzten haben eine andere Funktion, und zwar der Kassenbon wird beim Kauf von Waren oder Dienstleistungen automatisch erstellt.
Wann werden Quittungen gebraucht?
Wenn eine Zahlung per Überweisung durchgeführt wird, wird sie mit einem Kontoauszug belegt. So eine Möglichkeit gibt es bei Barzahlungen nicht, deswegen kommen die Quittungen meistens bei Barzahlungen vor. Grundsätzlich übernimmt eine Quittung in diesem Fall die Funktion einer Zahlungsbestätigung als Beleg. Mit einer Quittung verfügt der Kunde über ein beweiskräftiges Mittel und kann beispielweise beim Finanzamt die erbrachten Zahlungen nachweisen.
Was sind die Pflichtangaben einer Quittung
Damit Sie eine ordnungsgemäße Quittung ausstellen können, müssen bestimmte Kriterien und Angaben berücksichtigt werden:
- Die Bezeichnung „Quittung“
- Name des Empfängers
- Ausstellungsdatum und -ort
- Art des Produkts/ der Produkte
- Menge des Produkts/ der Produkte
- Name und Anschrift des Ausstellers
- Steuerbetrag (7 % oder 19 %)
- Bruttopreis in Zahlen und Worten
- Unterschrift vom Zahlungsempfänger
Hier geht es um die Mindestangaben, man kann noch weitere Informationen hinzufügen. Bei mehreren Quittungen ist es sinnvoll, dem Beleg eine Nummer zu geben.
Sie können eine Quittung entweder händisch in einem Quittungsblock schreiben oder auch mithilfe von Quittungsvorlagen am PC digital ausstellen. Die professionelle Business-Software von Runple hat ein spezielles Buchhaltungsprogramm, das unter anderem auch eine Quittungsvorlage enthält. So können Sie Ihre Arbeit erleichtern und die menschlichen Fehler reduzieren, ganz egal wie viele Quittungen Sie schreiben müssen. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, das Erstellen von Quittungen mit Ihrer gesamten Buchhaltung zu synchronisieren.
Wie unterscheidet sich eine Quittung von einer Rechnung?
Grundsätzlich ist eine Quittung ein aussagekräftiger Beweis, dass die Zahlung eingegangen ist, während eine Rechnung auf eine Zahlungsforderung gegenüber den Kunden hinweist. Deswegen beinhaltet eine Rechnung zusätzliche Angaben wie die Steuernummer, Rechnungs- und Kundennummer, Kundendaten. Da die Daten in einer Quittung nicht so umfangreich sind, kann sie eine Rechnung nicht ersetzen. Für Kleinbetragsrechnungen in Österreich bis 150€ Rechnungsbetrag gelten vereinfachte Angabepflichten.
Quittung in der Buchhaltung
Die Quittungen in Österreich können auf die Steuer eines Unternehmens bzw. eines Kleinunternehmers auswirken, solche müssen in der Buchhaltung aufbewahrt werden. Da die Kleinunternehmer von der Umsatzsteuer befreit sind, weisen deren Quittungen keinen Mehrwertsteuerbetrag aus. Deswegen reicht nur die Angabe des Nettobetrags.
