Mahnung

Mahnung: was ist das?

Eine Mahnung ist eine Erinnerung an eine offene Rechnung. Es handelt sich hierbei um eine formelle Aufforderung an den Schuldner, eine fällige Zahlung zu begleichen. Diese Zahlungserinnerung kann in bestimmten Fällen auch mit Androhung rechtlicher Schritte verbunden sein, sollte die Zahlungsaufforderung nicht erfüllt werden. Es ist jedoch üblich, dies erst bei Wiederholung der Mahnung zu tun. Eine Mahnung darf nur erstellt werden, wenn bereits eine Rechnung gestellt und eine Zahlungsfrist festgelegt wurde, die der Schuldner überschritten hat. Sollte der Schuldner jedoch bereits angekündigt haben, die Rechnung nicht zu begleichen, ist keine Mahnung notwendig. Dennoch empfiehlt es sich aus Beweisgründen, eine Mahnung zu erstellen. Mit einem Rechnungsprogramm wie Runple kann man einfach und übersichtlich Rechnungen und Mahnungen erstellen und über die Bankschnittstelle die Überprüfung offener Posten vereinfachen.

Wann wird eine Mahnung verschickt?

Es ist üblich, erst nach Ablauf des Zahlungsziels eine Mahnung zu schreiben, falls der Kunde die Rechnung innerhalb von 30 Tagen nicht beglichen hat. Um Zahlungstermine zu überwachen, empfiehlt sich die Verwendung spezieller Software. In der ersten Mahnung werden normalerweise keine Mahngebühren oder Verzugszinsen erhoben, erst bei der zweiten Mahnung sollten diese in Betracht gezogen werden. Es gibt Obergrenzen für Mahngebühren, die in Österreich unterschiedlich sind.

Welche Gebühren kann man für eine Mahnung verlangen?

Die Höhe der erlaubten Verzugszinsen ist gesetzlich genau festgelegt. Der Basiszinssatz wird von der Deutschen Bundesbank bestimmt und regelmäßig veröffentlicht. Derzeit liegt der Basiszinssatz bei -0,88%. Das bedeutet, dass ein Gläubiger Verzugszinsen von 5,88% berechnen darf.

Die Kosten für eine Mahnung sind nicht eindeutig. Wenn der Gläubiger selbst einen Brief sendet, kann er nur die Kosten für Papier und Porto in Rechnung stellen, was normalerweise rund 5 Euro beträgt. Wenn der Gläubiger jedoch ein Inkassobüro beauftragt, kann er die durch dieses Unternehmen entstehenden Kosten dem Schuldner in Rechnung stellen, was schnell zu dreistelligen Mahnkosten führen kann.

Wie führt man eine Mahnung durch?

Eine Mahnung wird in der Regel schriftlich ausgestellt und bezieht sich auf eine bestimmte Rechnung. Um ein Mahnschreiben zu erstellen, kann man eine Vorlage verwenden und diese mit dem Briefkopf des Unternehmens und einem entsprechenden Text personalisieren. Um sicherzustellen, dass die Mahnung erhalten wurde, kann man sie per Einschreiben mit Rückschein versenden. In der Regel werden drei Mahnungen mit einem Abstand von zwei Wochen geschickt, bevor rechtliche Schritte eingeleitet werden.

Was sollte bei der Mahnung noch beachtet werden?

Wenn Sie eine Mahnung ausstellen, gibt es einige wichtige Dinge, die Sie beachten sollten, um sicherzustellen, dass die Mahnung erfolgreich ist und rechtliche Schritte vermieden werden können. Dazu gehören:

• Stellen Sie sicher, dass die Mahnung klar und deutlich formuliert ist, und dass der Schuldner genau weiß, welche Forderungen gestellt werden und innerhalb welchen Zeitraums diese zu begleichen sind.
• Verwenden Sie einen offiziellen Briefkopf und signieren Sie die Mahnung manuell.
• Senden Sie die Mahnung per Einschreiben mit Rückschein, um einen Beleg dafür zu haben, wann und an wen die Mahnung versandt wurde.
• Warten Sie eine angemessene Zeit, bevor Sie weitere Mahnungen verschicken, zum Beispiel zwei Wochen, um dem Schuldner die Möglichkeit zu geben, die Forderung zu begleichen.
• Überlegen Sie sich genau, wann Sie rechtliche Schritte einleiten wollen, und welche Konsequenzen dies für beide Seiten haben kann.
• Bevor Sie neue Mahnungen schreiben, überprüfen Sie Zahlungseingänge auf Ihrem Bankkonto.

Welche Mahnung Vorlage kann man nutzen?

Oben rechts haben Sie Platz für Logo und die Möglichkeit, die folgenden Felder auszufüllen:

Rechnungsnummer: Einzigartig und nicht dupliziert. Es sollte ein nachvollziehbares System folgen und kann Zahlen, Buchstaben, Bindestriche, Slashs und mehrere Reihen enthalten. Es wird empfohlen, nicht bei Null zu beginnen, um die Anzahl der ausgestellten Rechnungen pro Monat zu verbergen.

Beispiel: 06/2015-1321 (Monat/Jahr/Nummer)

Rechnungsdatum: Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wurde.

Lieferdatum: Zeitpunkt, zu dem die Leistung geliefert wurde.

Kundennummer: Es wird empfohlen, jedem Kunden eine eindeutige Nummer zuzuordnen, um ihn von anderen Kunden zu unterscheiden.

Ansprechpartner: Hier kann ein Ansprechpartner für den Empfänger angegeben werden, an den er sich jederzeit wenden kann.

Kann eine Mahnung widerrufen werden?

Eine Mahnung kann widerrufen werden, wenn sie unbegründet ist oder bereits beglichen wurde. Es kann auch sein, dass es sich um einen Fehler handelt, z.B. wenn die falsche Person gemahnt wurde oder die Mahnung versehentlich mehrfach versandt wurde. Ein Widerruf kann auch dann erfolgen, wenn die Mahnung unverhältnismäßig ist, z.B. wenn hohe Gebühren oder Zinsen geltend gemacht werden, die nicht gerechtfertigt sind.

Es gibt auch eine Frist, bis zu welcher man eine Mahnung widerrufen kann, und das kann je nach Land und Gesetzgebung unterschiedlich sein.