Lieferscheine
Was ist ein Lieferschein?
Lieferschein Definition:
Ein Lieferschein wird auch als Warenbegleitschein bezeichnet. Daraus ergibt sich, dass dieser, anders als die Rechnung, welche auch von der Ware unabhängig in die Post gehen kann, der Warenlieferung beiliegen muss. Während eine Rechnung verpflichtend ausgestellt werden muss, besteht keine Pflicht einen Lieferschein zu erstellen.
Anhand eines Lieferscheins wird der Wareneingang auf Vollständigkeit kontrolliert. Da der Lieferschein jedoch nicht verpflichtend ausgestellt werden muss, kann mangels eines solchen auch die zugehörige Rechnung zur Prüfung der Waren herangezogen werden. Ist zu wenig der bestellten Ware geliefert worden, so muss der Lieferant dies anführen und dem Empfänger auch mitteilen, bis wann mit der restlichen Warenlieferung gerechnet werden kann. Wird die Ware nicht nachgeliefert, so kann der Empfänger eine Gutschrift dafür verlangen. Ist hingegen zu viel der Ware geliefert worden, so hat der Empfänger das Recht, diese zu viel gelieferte Ware auf Kosten des Lieferanten zurückzusenden oder deren Abholung von diesem einzufordern. In beiden Fällen muss der Empfänger der Ware dem Lieferanten der Ware die Abweichungen jeglicher Art mitteilen.
Was muss auf dem Lieferschein stehen?
Eine Lieferschein Vorlage stellt ein Warenwirtschaftssystem, wie Runple, gerne zur Verfügung. Grundsätzlich müssen folgende Komponenten am Lieferschein enthalten sein:
- Name des Lieferanten und des Empfängers
- Auftragsnummer oder Auftragsname
- Datum des Auftrags und der Lieferung
- Menge und Bezeichnung der einzelnen Waren (Packliste)
- Gegebenenfalls auch das Gewicht der einzelnen Waren
- eventuell Einzelpreise der Waren
- eventuelle Nachlieferungen
- Firmenmäßige Zeichnung des Empfängers und Unterschrift des Übernehmers der Ware „Ware ordnungsgemäß übernommen am …“
Aufbewahrungsfrist von Lieferscheinen in Österreich
Da es sich bei einem Lieferschein um eine Urkunde handelt, gilt auch hier, wie bei einem Angebot und einer Auftragsbestätigung eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren und zwar sowohl für den Empfänger als auch den Versender der Ware. Der Versender der Ware muss den Lieferschein in Kopie aufbewahren, der Empfänger erhält das Original.
Dient der Lieferschein auch als Rechnung, so muss dieser von beiden Geschäftspartnern (Versender und Empfänger) zehn Jahre aufbewahrt werden. Selbstverständlich müssen die Preise in diesem Falle am Lieferschein angeführt sein.
Der elektronische Lieferschein
Der digitale Lieferschein wird nicht der Ware beigelegt, sondern bei Versand dieser auf elektronischem Wege, sprich E-Mail, dem Empfänger übermittelt. In Zeiten digitalen Fortschrittes kommt dies vermehrt vor. Der Empfänger der Ware muss dem jedoch zustimmen.
Ein entsprechendes Warenwirtschaftssystem wie Runple bietet gern die digitale Form des Lieferscheins an.
