Eingangsrechnung
Was ist eine Eingangsrechnung?
Ein Unternehmen, welches Leistungen bzw. Waren bezieht erhält für deren Erbringung eine Eingangsrechnung. Diese hält fest, was der Kunde, in diesem Falle das Unternehmen welches die Leistungen bzw. Waren bezieht, zu welchem Preis erhalten hat.
In der Buchhaltung stellt die Eingangsrechnung eine Verbindlichkeit gegenüber den Gläubigern bzw. Kreditoren dar. Die Verbindlichkeit wird ausgeglichen, indem die Eingangsrechnung bezahlt wird. Eine Eingangsrechnung ist gesetzlich relevant, als dass sie rechtlich bei etwaigem Ausgleichsverzug herangezogen werden kann. Das heißt, wird die Eingangsrechnung nicht ordnungsgemäß beglichen, kann der Leistungserbringer dies aufgrund gestellter Eingangsrechnung belegen. Somit ist eine Eingangsrechnung für das empfangende Unternehmen, zugleich auch eine Ausgangsrechnung für das leistende Unternehmen.
Eingangsrechnungen verwalten
Die Eingangsrechnung wird anhand des UstG (Umsatzsteuergesetztes) nach Erhalt geprüft. So wird sichergestellt, dass die Umsatzsteuer auf der Eingangsrechnung korrekt ausgewiesen ist und das Finanzamt bei etwaiger Prüfung zu jeder Ausgabe in der Buchhaltung einen entsprechenden Beleg findet. Die Belege, das heißt die Eingangsrechnung sowie auch die Ausgangsrechnung müssen 10 Jahre aufbehalten werden. Diese 10 Jahre beginnen mit Ende des betreffenden Geschäftsjahres. Die Belegablage der Eingangsrechnung muss so erfolgen, dass sie auch nach 10 Jahren noch lesbar ist. Am besten werden Eingangsrechnungen digitalisiert archiviert.
Zudem sollte eine Eingangsrechnung neben der rechtlichen Überprüfung laut UStG auch sachlich und rechnerisch überprüft werden. Die sachliche Überprüfung der Eingangsrechnung umfasst die Abgleichung dieser mit dem Lieferschein, sowie deren Vergleich mit erbrachter Dienstleistung oder gelieferter Ware. Die rechnerische Überprüfung der Eingangsrechnung betrifft die Kontrolle der Beträge auf etwaige Rechenfehler.
Wenn die Eingangsrechnung fehlerhaft ist, so muss vom Aussteller der Eingangsrechnung eine neuerliche und korrekte Rechnung verlangt werden, da bei Prüfung durch das Finanzamt andernfalls eine erhöhte Umsatzsteuerlast erwachsen kann.
Eingangsrechnungen buchen und Eingangsrechnungen kontieren
Bei Erhalt der Dienstleistung oder Ware erhält man eine Eingangsrechnung. Es werden in der Buchhaltung also normalerweise drei Konten angesprochen, die Eingangsrechnung und Vorsteuer und die Verbindlichkeiten.
Der Buchungssatz lautet:
- Warenaufwand
- Verbindlichkeiten
- Vorsteuer
Wird vom Lieferanten ein Skonto gewährt, dann muss auch der Skonto in der Buchhaltung erfasst werden.
Der Buchungssatz lautet:
- Verbindlichkeiten
- Skonto
- Vorsteuer
- Bank
Was gehört auf der Eingangsrechnung ausgewiesen?
- Aussteller: Name und Anschrift
- Empfänger: Name und Anschrift
- Rechnungsdatum
- Rechnungsnummer
- Zeitpunkt der Lieferung oder Zeitpunkt der Erbringung der Leistung
- Bezeichnung der gelieferten Waren (Anzahl, Gewicht o. Ä.), Art und Umfang der erbrachten Leistung Rechnungsbetrag netto
- Umsatzsteuer oder Hinweis auf Steuerbefreiung (zum Beispiel Kleinunternehmer-Eigenschaft)
- Rechnungsbetrag brutto (keine Pflichtangabe, aber hilfreich)
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistenden
- Bankverbindung des Rechnungsstellers (ebenfalls keine Pflichtangabe, aber ebenfalls hilfreich)
- Eventuell ein Hinweis auf Skonti, Boni oder Rabatte
Die Eingangsrechnung muss nicht unterschrieben sein.
Bei Kleinstbeträgen bis 250 Euro ist die Eingangsrechnung steuerfrei auszustellen.
Die Mindestangaben auf der Rechnung lauten:
- Aussteller: Name und Anschrift
- Empfänger: Name und Anschrift
- Rechnungsdatum
- Bezeichnung der Waren (wie oben)
- Entgelt und Umsatzsteuer in einer Summe
- Steuersatz in Prozent bzw. Hinweis auf eine Steuerbefreiung
Was ist eine Abschlagsrechnung?
Wie bei der Ausgangsrechnung, so gibt es auch bei der Eingangsrechnung die Variante der Abschlagsrechnung. Diese greift, wenn zum Beispiel bei großen Projekten die Dienstleistung oder die Warenlieferung in Teilen erfolgt und somit auch in Teilbeträgen abgerechnet wird. Es muss aber auch hier immer der Gesamtbetrag der Dienstleistung und Warenlieferung angeführt werden. Sind Abschlagsrechnungen bereits bezahlt worden, so wird auf etwaigen weiteren Abschlagsrechnungen angeführt, wieviel der Gesamtleistung bzw. der gesamten Warenlieferung schon bezahlt worden ist.
