Ausgangsrechnungen

Was ist eine Ausgangsrechnung

Eine Rechnung die das Unternehmen verlässt, bezeichnet man als Ausgangsrechnung. Diese Rechnungsart dient dazu, erbrachte Leistungen oder gelieferte Waren an den Kunden in Rechnung zu stellen. Es gibt auch die Möglichkeit noch nicht (vollständig) erbrachte Leistungen bzw. gelieferte Waren (in Teilmengen) an den Kunden zu verrechnen. Dies bezeichnet man als Vorkasse oder Vorauskasse. Durch die Ausgangsrechnung entstehen dem Unternehmen das die Leistung erbringt oder die Ware liefert Einnahmen die in der Buchhaltung ihren Niederschlag finden. Für das Unternehmen entstehen mit der Ausgangsrechnung Forderungen, für den Kunden Verbindlichkeiten. Die Ausgangsrechnung wird in der Buchhaltung im Rechnungsausgangsjournal erfasst und in der Bilanz als Debitor oder Forderung erfasst.

Wie setzt sich eine Ausgangsrechnung zusammen

Um eine Ausgangsrechnung vollständig und rechtskräftig auszustellen, bedarf es einiger verpflichtender Inhalte. Eine gut aufgebaute Software wie Runple ist hier durchaus hilfreich. Verpflichtende Inhalte der Ausgangsrechnung sind (dem Aufbau der Rechnung folgend von Kopf bis Fuß des Rechnungsformulars):

• Name und Anschrift des Kunden
  • Vollständiger Name und Anschrift des Leistungs- oder Warenempfängers
• Name und Adresse des Unternehmens, welches die Ausgangsrechnung stellt
  • Vollständiger Name und Anschrift des leistenden bzw. der gelieferten Warte zugehörigen Unternehmens
• Rechnungsdatum
  • Datum der Rechnungslegung
• Rechnungsnummer
  • Fortlaufende Rechnungsnummer. Hier wird nicht vorgegeben in welchem Format die Rechnungsnummer zu vergeben ist. Es ist auch eine Kombination aus Ziffern und Buchstaben erlaubt. Zu beachten ist, dass erst ab einem Dienstleistungs- oder Warenwert in der Höhe von EUR 250,- eine fortlaufende Rechnungsnummer verpflichtend ist.
• Angabe der gelieferten Ware oder der erbrachten Leistung
  • Genaue Beschreibung der Ware bzw. Dienstleistung. Hier gilt, lieber ein Detail zu viel angegeben, als zu wenig.
• Rechnungsbetrag Netto, ausgewiesen Mehrwertsteuer, Rechnungsbetrag Brutto
  • Dienstleistungs- bzw. Warenwert und sachgemäß darauf entfallende Steuer ergibt den Bruttobetrag der Dienstleistung bzw. Warenlieferung. Im Falle einer Steuerbefreiung ist ein Hinweis zu erbringen.
• Steuernummer / Umsatzsteueridentifikationsnummer
  • Steuernummer bzw. UID-Nummer des Unternehmens, welche die Dienstleitung erbringt, bzw. der gelieferten Ware zugehörigen Unternehmens.
• Zahlungsfrist
  • Angabe des Datums, bis zu welchem der Kunde die Leistung bzw. Ware zu bezahlen hat
• Bankverbindung des Unternehmens, welches die Ausgangsrechnung stellt, damit der Rechnungsempfänger weiß, auf welches Konto er den Rechnungsbetrag zu transferieren hat.
• Im Grunde gilt, dass auf der Ausgangsrechnung die Bezeichnung der erbrachten Dienstleistung bzw. der gelieferten Ware so detailliert und genau angeführt wird, wie möglich. Z.B. Bezeichnung der Dienstleistung, bzw. Ware, Angabe der Stückzahl (Menge), der Preis pro Stück, sowie der Gesamtpreis. Wie bereits erwähnt wird ab einem Dienstleistungs- bzw .Warenwert von EUR 250,- eine fortlaufende Rechnungsnummer vorgeschrieben. Die jeweilige Rechnungsnummer darf aus steuerlichen Gründen nur einmal vergeben werden. Wenn ein Unternehmen mehrere Kunden hat, so erhält jeder Kunde seine eigene Kundennummer, welche in der Rechnung angeführt wird. Bezahlt ein Kunde die Rechnung vor der angegebenen regulären Zahlungsfrist, kann dem Kunden von Seiten des Unternehmers ein Skonto gewährt werden. Ist dies gewünscht, so muss auf der Ausgangsrechnung angeführt sein, bis zu welcher Zahlungsfrist ein Skonto gewährt werden kann und wieviel Prozent der Skontobetrag ausmacht. Der Skontobetrag kann zusätzlich in der Ausgangsrechnung angeführt werden.

Die Abschlagsrechnung oder Akontorechnung bei Großaufträgen, als Sonderform der Ausgangsrechnung

Handelt es sich bei Projekten um Großaufträge, so können Abschlagrechnung bzw. Akontozahlungen vereinbart werden. Diese Rechnungsart findet beispielsweise bei großen Bauprojekten Anwendung, die in Etappen fertiggestellt und verrechnet werden. Hiebei ist es wichtig, dass die jeweilige Abschlag- bzw. Akontozahlung den Namen des Projekts, dessen Abschlagbetrag Netto, sowie die Angabe um die wievielte Abschlagrechnung es sich für dieses Projekt handelt aufweist. Sollten bereits Abschlag- bzw. Akontorechnungen erstellt worden sein, so ist neben der Angabe der wievielten Rechnung, auch notwendig anzuführen, welcher Gesamtbetrag für die erbrachte Leistung bereits in Rechnung gestellt wurde. Dies schließt ein, dass auch angeführt werden muss, welchen Betrag der Kunde bereits bezahlt hat und welchen Betrag er mit aktueller Abschlag- bzw. Akontozahlung zu leisten hat. Nach Beendigung des Projekts wird eine Schlussrechnung gestellt und muss als diese auch ausgewiesen werden. Sie erfasst den Gesamtbetrag des Projekts, sowie die Teilbeträge die der Kunde bereits mittels Abschlags- bzw. Akontorechnungen bezahlt hat. Der Aufbau der Abschlags- bzw. Akontorechnung unterscheidet sich nicht zu einer regulären Ausgangsrechnung

Eine gute, fundierte Software wie Runple zur Rechnungsstellung jeglicher Art, sei es nun eine Ausgangsrechnung oder eine Eingangsrechnung ist hilfreich.

Wie schlägt sich die Ausgangsrechnung in der Buchhaltung nieder

Mittels der Ausgangsrechnung und Eingangsrechnung wird in der Buchhaltung der Geldfluss, bzw. der Zahlungsverkehr überwacht. Die Ausgangsrechnung sowie auch die Eingangsrechnung findet im Rechnungsjournal ihren Niederschlag. Wird eine Ausgangsrechnung von Seiten des Kunden bzw. eine Eingangsrechnung von Seiten des Unternehmens bezahlt, so scheint dies ebenfalls im Rechnungsjournal auf. Wird eine Ausgangsrechnung nicht innerhalb der angeführten Zahlungsfrist bezahlt, so löst diese Rechnung die weiteren Schritte im Mahnwesen aus. Der Umsatz eines Unternehmens wird mittels der Ausgangsrechnungen eruiert.